Podmienky ochrany
a spracúvania osobných údajov
Ochrana údajov našich klientov a iných fyzických osôb je pre nás dôležitá. Tieto podmienky vysvetľujú akým spôsobom akým spôsobom spracúvame pri poskytovaní právnych služieb osobné údaje v rámci Advokátskej kancelárie STANĚK VETRÁK & PARTNERI, s. r. o., so sídlom Dunajská 15, 811 08 Bratislava, IČO: 36 795 038, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sro, vložka č.: 46595/B, (ďalej len ,,My“). Ak máte akékoľvek otázky, môžete nás kontaktovať telefonicky na tel. č.: 02/208 505 80, e-mailom na office@svap.sk alebo poštou na adresu nášho sídla.
Dbáme na dôsledné dodržiavanie ustanovení Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „GDPR“) a Zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon o ochrane osobných údajov“), a to najmä na dodržiavanie zásad, na ktorých tieto právne predpisy spočívajú.
Pri spracúvaní osobných údajov sa riadime primárne všeobecným nariadením EÚ o ochrane osobných údajov (“GDPR”), ktoré upravuje aj Vaše práva ako dotknutej osoby, tými ustanoveniami Zákona o ochrane osobných údajov, ktoré sa na nás vzťahujú (najmä § 78), Zákonom o advokácií (§ 18) ako aj ďalšími predpismi. Dodržiavame Kódex správania prijatý Slovenskou advokátskou komorou (“SAK”), ktorý bližšie vysvetľuje spracúvanie osobných údajov advokátmi.
Prečo spracúvame osobné údaje?
Spracúvanie osobných údajov je z našej strany nevyhnutné najmä preto, aby sme mohli:
- poskytovať právne služby našim klientom a vykonávať advokátske povolanie;
- plniť rôzne zákonné, stavovské a zmluvné povinnosti; a
- chrániť naše oprávnené záujmy, oprávnené záujmy našich klientov a iných osôb.
Na aké účely a na základe akých právnych základov spracúvame osobné údaje?
| Účel | Právny základ podľa GDPR | Súvisiace predpisy |
|---|---|---|
| Poskytovanie právnych služieb | Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 psím. c) GDPR (vo vzťahu k osobitným kategóriám osobných údajov môže ísť o dodatočné podmienky podľa čl. 9 ods. 2 písm. f) GDPR) | Zákon o advokácii, Advokátsky poriadok, Občiansky zákonník a Obchodný zákonník a iné |
| Zabezpečenie súladu s právnymi predpismi a predpismi Slovenskej advokátskej komory | Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 psím. c) GDPR, oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, verejný záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. e) GDPR alebo obhajovanie právnych nárokov podľa čl. 9 ods. 2 písm. f) GDPR | Zákon o advokácii, Advokátsky poriadok, Zákon o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti, Zákon o oznamovaní protispoločenskej činnosti, GDPR a iné |
| Výkon funkcie oprávnenej osoby podľa Zákona o registri partnerov verejného sektora | Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR a plnenie zmluvy o kontrolnej činnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR | Zákon o registri partnerov verejného sektora |
| Účely týkajúce sa ochrany oprávnených záujmov advokátov alebo tretích osôb | Oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR | GDPR, Občiansky zákonník, Obchodný zákonník, Trestný poriadok, Trestný zákon, Civilný sporový poriadok, Civilný mimosporový poriadok, Správny súdny poriadok, Správny poriadok, Zákon o priestupkoch a iné |
| Marketingové účely | Súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR alebo oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR | Zákon o advokácií, Zákon o elektronických komunikáciách, Zákon o reklame, Zákon o ochrane spotrebiteľa, Občiansky zákonník a iné |
| Štatistické účely, archívne účely vo verejnom záujme a účely historického a vedeckého výskumu | Čl. 89 GDPR | Zákon o archívoch |
| Personalistika a mzdy | Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 psím. c) GDPR, oprávnený záujempodľa čl. 6 ods. 1 psím. f) GDPR prípadne aj plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR (vo vzťahu k osobitným kategóriám osobných údajov môže ísť o dodatočné podmienky podľa čl. 9 ods. 2 písm. b) GDPR) | Zákonník práce, Zákon o advokácií a ďalšie predpisy |
| Účtovné a daňové účely | Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 psím. c) GDPR | Osobitné zákony v oblasti účtovníctva a správy daní |
Zároveň uvádzame, že ako Advokátska kancelária, sa pri spracúvaní osobných údajov „spoliehame“ na právny základ súhlasu len veľmi ojedinele. Štandardne tak robíme v prípadoch, kedy nie je možné použiť iný právny základ alebo ak Váš súhlas výslovne vyžadujú právne predpisy.
Aké oprávnené záujmy sledujeme pri spracúvaní osobných údajov?
V rámci poskytovania právnych služieb a výkonu advokácie má aj naša advokátska kancelária oprávnené záujmy. Môžu vzniknúť právne nároky voči rôznym fyzickým osobám, napr. z titulu neplnenia zmluvy, vzniku škody atď., v dôsledku čoho môže dôjsť k spracúvaniu osobných údajov na účely vymáhania nárokov. V takomto prípade by sme mohli aj my spracúvať osobné údaje na základe článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR
Komu sprístupňujeme Vaše osobné údaje?
Osobné údaje našich klientov a iných fyzických osôb sprístupňujeme len v nevyhnutnej miere a vždy pri zachovaní mlčanlivosti príjemcu údajov napr. našim zamestnancom, osobám, ktoré poverujeme vykonaním jednotlivých úkonov právnych služieb (najmä odborní zamestnanci a koncipienti), zastupujúcim alebo spolupracujúcim advokátom, našim účtovným poradcom, prípadne iným profesionálnym poradcom (napr. audítorom), SAK (napr. v prípade disciplinárneho konania) alebo poskytovateľom softvérového vybavenia alebo inej podpory našej kancelárie, vrátane zamestnancov týchto osôb.
Aj keď máme z dôvodu zachovania mlčanlivosti obmedzenú povinnosť poskytovať Vaše osobné údaje orgánom verejnej moci, sme povinní prekaziť spáchanie trestného činu a takisto máme zákonnú povinnosť oznamovať informácie na úseku predchádzania prania špinavých peňazí a financovania terorizmu.
Do ktorých krajín prenášame Vaše osobné údaje?
Cezhraničný prenos Vašich osobných údajov do tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EÚ, Island, Nórsko a Lichtenštajnsko) nezamýšľame. Využívame bezpečné cloudové služby overeného poskytovateľa so servermi umiestnenými v Slovenskej republike.
Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje?
Osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Pri uchovávaní osobných údajov sa riadime odporúčanými dobami uchovávania v zmysle Uznesenia predsedníctva Slovenskej advokátskej komory číslo 29/11/2011, napr.:
- Knihu došlej pošty a knihu odoslanej pošty po jej zaplnení uschováva advokát počas desiatich rokov od dátumu prijatia alebo odoslania v knihe zapísanej poslednej zásielky;
- Inventárny zoznam archivuje advokát počas desiatich rokov od jeho spísania;
- Ak advokát vedie menoslov klientov a protokol klientskeho spisu elektronicky, ku koncu kalendárneho roka vyhotoví za kalendárny rok jeho tlačenú formu a túto uloží v kancelárii bez časového obmedzenia;
- Skartačná lehota klientskeho spisu je 10 rokov a plynie odo dňa, keď sú splnené všetky podmienky pre uloženie spisu do archívu.
Na advokátov sa vzťahujú stavovské prepisy vykladajúce povinnosti advokátov podľa Zákona o advokácií, podľa ktorých existujú určité okolnosti, ktoré predlžujú naše doby uchovávania osobných údajov resp. bránia nám v skartácií niektorých dokumentov z pochopiteľných dôvodov. Napr.:
- Klientsky spis, v ktorom sa nachádzajú originály listín odovzdaných advokátovi klientom nie je možné skartovať;
- Skartovať nie je možné protokoly klientskych spisov a menoslov klientskych spisov;
- Skartovať nie je možné klientsky spis alebo jeho časť, ktorú je advokát povinný odovzdať štátnemu archívu;
- Skartovať nie je možné klientsky spis, pokiaľ je vedené akékoľvek konanie pred súdom, orgánom štátnej správy, orgánmi činnými v trestnom konaní, Slovenskou advokátskou komorou, ktoré obsahovo súvisí s obsahom klientskeho spisu alebo ktorého predmetom bolo konanie alebo opomenutie advokáta pri poskytovaní právnej pomoci vo veci klientovi. Ak získavame osobné údaje na základe súhlasu (napr. v rámci kontaktného formulára na našej web stránke), uchovávame ich po dobu troch rokov odo dňa udelenia takéhoto súhlasu.
Ako o Vás získavame osobné údaje?
Ak ste náš klient, Vaše osobné údaje najčastejšie získavame priamo od Vás. V takom prípade je získanie Vašich osobných údajov dobrovoľné. V závislosti od konkrétneho prípadu neposkytnutie osobných údajov klientom môže mať dopad na našu schopnosť poskytnúť kvalitné právne poradenstvo alebo vo výnimočných prípadoch aj našu povinnosť odmietnuť poskytnúť právne poradenstvo. Osobné údaje o našich klientoch môžeme získavať aj z verejne dostupných zdrojov, od orgánov verejnej moci alebo od iných osôb.
Ak nie ste náš klient, Vaše osobné údaje najčastejšie získavame od našich klientov alebo z iných verejných alebo zákonných zdrojov, ako napr. vyžiadaním od orgánov verejnej moci, výpisom z verejných registrov, získavaním dôkazov v prospech klienta a pod. V takom prípade o Vás môžeme osobné údaje získavať bez informovania a aj proti Vašej vôli na základe nášho zákonného oprávnenia a povinnosti vykonávať advokáciu v súlade so Zákonom o advokácii.
Aké práva máte ako dotknutá osoba?
Ak o Vás spracúvame osobné údaje na základe Vášho súhlasu so spracúvaním osobných údajov, máte právo kedykoľvek svoj súhlas odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.Bez ohľadu na to máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov.
Ďalej máte právo na opravu nesprávnych osobných údajov, ktoré sa vás týkajú; právo na vymazanie, právo na informácie, právo na prenosnosť údajov a právo na obmedzenie spracúvania, to všetko za predpokladu, že sú na to splnené zákonné podmienky.
Ako náš klient máte právo požadovať prístup k Vašim osobným údajom, ako aj ich opravu. Ak spracúvame osobné údaje pri poskytovaní právnych služieb, nemáte ako klient. ani ako iná fyzická osoba (napr. protistrana) právo namietať proti takému spracúvaniu podľa článku 22 GDPR. Ak sa osobné údaje týkajú klienta (bez ohľadu na to, či je klient právnická alebo fyzická osoba), právo na prístup k údajom, ani právo na prenosnosť iné osoby nemajú z dôvodu našej zákonnej povinnosti zachovávať mlčanlivosť a s poukazom na čl. 15 ods. 4 GDPR, 20 ods. 4 GDPR a § 18 ods. 8 Zákona o advokácii: „Advokát nemá povinnosť poskytnúť informácie o spracúvaní osobných údajov, umožniť prístup alebo prenosnosť osobných údajov podľa osobitného predpisu, ak by to mohlo viesť k porušeniu povinnosti advokáta zachovávať mlčanlivosť podľa tohto zákona.“
Takisto máte právo kedykoľvek podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov z dôvodu porušenia ochrany Vašich osobných údajov advokátom.
Zmeny podmienok ochrany súkromia
Zmeny podmienok ochrany súkromia Ochrana osobných údajov pre nás nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie, ktoré sme Vám povinní vzhľadom na naše spracúvanie osobných údajov poskytnúť sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z tohto dôvodu si vyhradzujeme možnosť kedykoľvek tieto podmienky upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade, sa zmeníme tieto podmienky podstatným spôsobom, túto zmenu Vám dáme do pozornosti napr. všeobecným oznámením na tejto webstránke alebo osobitným oznámením prostredníctvom emailu.